Začínáme s Pohodou

Začínáme s Pohodou

Verze Pohody

Přenos dat

Koncept komunikace

Základní informace, co musím mít nastaveno a vědět o Pohodě

Postup na napojení Pohody

Důležité agendy v Pohodě

Nastavení konektoru

Zásady přechodu na novou účetní jednotku

Časté příčiny chyb importu nebo exportu XML Pohody

Nastavení číselných řad u objednávek a faktur

Kategorie internetových obchodů

Křížový prodej


Verze Pohody

Pohoda je ERP od společnosti Stormware a je dostupná v několika verzích:

  • Pohoda - jde o základní verzi programu s databází postavenou na MS Access, není ji možné jakkoliv upravovat
  • Pohoda SQL - sofistikovanější verze, která běží nad MSSQL



Přenos dat


Koncept komunikace


Na vzdálené ploše na vašem počítači (vzdáleném počítači) je instalována Pohoda. Na té samé vzdálené ploše je nainstalována aplikace OXIDeShopKonektor (dále jen POHODA aplikace). Ta obsluhuje veškerou komunikaci s Pohodou. Stará se o import a export všech XML souborů a přenos obrázků a příloh (souvisejících souborů).


Základní informace, co musím mít nastaveno a co vědět o Pohodě

  • (warning)Pohoda je vždy nadřazena eshopu,
    •  všechny informace o produktu vkládáte a editujete pouze v účetním systému.
  • (warning)  Doporučujeme mít Pohodu společně s konektorem na serveru nebo na počítači, který se nevypíná.
    • V opačném případě (při ručním spouštění/vypínání PC) neručíme za správný přenos.
  • (info) Pohoda s eshopem komunikují společně přes aplikaci OXIDeShopKonektor,
    • který Vám instalujeme u vás na počítači.
    • (warning) Abychom se mohli připojit na vaší vzdálenou plochu, potřebujeme, abyste si stáhli TeamViewer.


ukázka konektoru

  • (info) Pohoda konektor umí přenášet do eshopu pouze jeden sklad.
    • Všechny produkty, které se mají zobrazovat na shopu, je zapotřebí mít zařazené v jediném skladu v Pohodě.
  • (info) Při instalaci Pohody se vám vytvoří složka, která se automaticky zobrazí na disku C.
    • C:/Program Files (x86)STORMWARE/POHODA/.
    • Do této složky budete vkládat a editovat veškeré obrázky, související soubory a z této složky budete vkládat i cestu k účetní jednotce.
    • Pokud nahrajete do Pohody např. obrázek z jiné složky v počítači než z této (Pohodou vytvořené), obrázek se nepřenese do shopu.
    • Můžete si zvolit i jinou složku, ale cesta k této složce musí být uvedena v konektoru.
  • (warning) Přístupy do Pohody i do konektoru musí být vždy totožné a se stejnými přístupovými právy.
    • Vždy musíte mít vy jako zákazník admin práva.
    • Důležité je, abyste měli možnost zapisovat xml soubory
      • pokud budou práva nebo přihlašovací údaje rozdílné, nebude probíhat společná komunikace mezi ERP a konektorem a vyskočí chybová hláška:


 Takhle vypadá chyba při exportu přes aplikaci, když například se Pohoda nepřipojí k databázi nebo není převedená účetní jednotka.


 

Nastavení přístupových práv v Pohodě.

 


 

Postup na napojení Pohody

  1. Potřebujeme od vás získat přístupy s ADMIN právy k počítači, na kterém je nainstalovaná Pohoda.
  2. Sdělíte nám uživatele, na kterého se má napojit POHODA aplikace. Tento uživatel musí mít právo pro export a import XML souborů, tzv. ADMIN práva. Dále potřebujeme vědět, na kterou účetní jednotku se má POHODA aplikace napojit.
  3. Napojení POHODA aplikace na požadovanou účetní jednotku Pohody.
  4. Testujeme přenos produktů a uživatelů k nám do administrace shopu.
  5. Testujeme přenos exportu zákazníka a objednávky.


Napojení POHODA aplikace na požadovanou účetní jednotku Pohody.




Důležité agendy v Pohodě


  • Soubor/Účetní jednotky - zde si volíte aktuální účetní jednotku


  • Nastavení/Internetové obchody/Parametry internetových obchodů - číselník parametrů
  • Nastavení/Internetové obchody/Kategorie internetových obchodů - kategorie produktů, které se exportují na eshop. POZOR, jde o jiné členění, než je v Zásobách.
  • Adresář/Adresář - seznam firem
  • Fakturace/Přijaté objednávky - zde zapisujeme objednávky z eshopu
  • Sklady/Zásoby.
    • Typ zásoby
      • Může být Karta (klasický produkt), Služba (typicky neimportujeme), Komplet (využíváme na Sety za zvýhodněnou cenu).
    • Zatržítko Internet
      • Pokud je zatrženo, produkt je součástí exportu z Pohody. Pokud není, produkt se neexportuje.
    • Záložka Internet
      • Zde je většina údajů pro účely eshopu (stavy, popisy, obrázky, parametry, zařazení do stromu atd)
    • Stav zásoby
      • Jde o skladovou dostupnost.
      • Stav zásoby = počet kusů na skladě mínus Objednávky a mínus Rezervace. Takto to má většina eshopů. Jestli se mají objednávky a rezervace od skladu automaticky odečítat, je nastaveno u nás v configu Pohoda konektoru.






Nastavení konektoru


  • Složka systému Pohoda
    • Nastavení cesty k hlavnímu adresáři, kde je nainstalovaná aplikace Pohoda.exe.
  • Datový soubor účetní jednotky
    • Pokud se jedná o verzi Pohody, která využívá datové soubory uložené přímo na disku, zadá se zde cesta k požadovanému datovému souboru (účetní jednotce).
  • Název SQL databáze účetní jednotky
    • Pokud se jedná o verzi Pohody, která využívá SQL databázi pro ukládání dat, zadá se sem název požadované databáze (účetní jednotky).
  • IČO firmy v účetní jednotce
    • IČ firmy, které je v dané účetní jednotce uvedeno.
  • Uživatel a Heslo
    • Přihlašovací jméno a heslo uživatele, pod kterým má aplikace vyvolávat Pohodu a provádět exporty a importy XML souborů (pokud je Pohoda nastavena, že se spouští bez hesla, stačí do políčka „Uživatel“ vyplnit Admin a pole „Heslo“ nechat prázdné).
  • Přenášení obrázků
    • Pro přenos obrázků z Pohody musí být zaškrtnuto „Přenášet obrázky“ a zadána cesta k obrázkům Pohody.
    • V Pohodě je zadáno v Nastavení -> Globální nastavení -> Adresář -> Složka dokumentů + obrázky.
  • Přenášení související soubory
    • Pro přenos souvisejících souborů z Pohody musí být zaškrtnuto „Přenášet související soubory“ a  zadána cesta k obrázkům Pohody.
    • V Pohodě je zadáno v Nastavení -> Globální nastavení -> Adresář -> Složka dokumentů + související soubory.



  • FTP přístup eshopu dodá oXyshop.
  • Nainstalovat jako službu
    • Pokud je zaškrtnuto „Nainstalovat jako službu“, synchronizace se spouští automaticky v níže zvolených intervalech pomocí služeb Windows.
  • Naplánovaný restart
    • Službu je možno jednou či vícekrát denně restartovat, aby se zamezilo tomu, že pokud se služba zasekne, tak už se aplikace nerozběhne.
    • Toto právě napraví restart služby. Standardně po instalaci aplikace je nastaven jeden čas restartu na 03:00 minuty.
    • Restart služby se provádí vždy, když aktuálně neprobíhají žádné přenosy dat.
    • I přesto, že je nastavení restartu služby u každého shopu, tak je společné pro všechny eshopy.
    • Restart služby doporučujeme nastavit maximálně 2x denně.

Zásady přechodu na novou účetní jednotku

  • (warning) Přechod na novu účetní jednotku (nové účetní období/rok) s sebou nese jistá úskalí.
    • Potíže nastávají v okamžiku, kdy se vytvoří nová účetní jednotka v Pohodě a okamžitě se na ni nepřejde (nenapojí je na ni hned v POHODA aplikaci a nezačne se používat).

Zde nalezneme novou účetní jednotku.

  • (info) Celý problém spočívá v tom, že Pohoda generuje svá interní ID číselně autoinkrementem, a pokud se vytvoří nová účetní jednotka a nezačne se hned používat a používá se ještě nějakou dobu ta stávající, tak v nové účetní jednotce se vlastně zastaví inkrementace ID uživatelů a objednávek na čísle, na kterém bylo ID v době, když se vytvořila nová účetní jednotka ze staré. Tím pádem pokud se tedy ještě nějakou dobu používá stará účetní jednotka, i přesto, že je už nová vytvořená, tak se ID inkrementují ve staré účetní jednotce, ale v nové ne. To znamená, že až se přejde na novou účetní jednotku, tak se opět začne inkrementovat od hodnoty, která v ní byla naposled a zde může dojít ke kolizím.
  • (info) Exportují se například uživatelé s ID, které dostali ze staré účetní jednotky a snaží se zapsat do nové, tak Pohoda vyhlásí chybu, že nelze uživatele zapsat, protože ID v nové účetní jednotce dosud neexistuje. Dalším problémem je, že pokud se do nové účetní jednotky vyexportuje uživatel, který v ní ještě není, a je na eshopu nový, tedy i v této účetní jednotce, tak dostane od Pohody ID, které ovšem v eshopu už může být ze staré účetní jednotky u jiného uživatele a při zpětném importu uživatelů z Pohody do shopu se přepíše podle ID stávající uživatel novým uživatelem.

Časté příčiny chyb importu nebo exportu XML Pohody

  • (warning) Není převedena účetní jednotka (děje se většinou po aktualizaci Pohody).
    • POHODA aplikace potom není schopna provést importy a exporty dat.
    • Řešení: ručně převést. Otevřete konektor a v kolonce účetní jednotka naveďte novou úč. jednotku dle Pohody.
  • (warning) Uživatel, na kterého se přihlašuje POHODA aplikace, nemá práva na export nebo import XML.
    • Řešení: administrátor Pohody (což jste vy) musí tato práva nastavit.
  • (warning) Nastala chyba v Pohodě při otevírání databáze (byla z nějakého důvodu nedostupná).
    • Řešení: většinou stačí počkat a import zkusit znovu.
  • (warning) POHODA aplikace je napojena na jinou účetní jednotu, než se používá (například na tu, co se používala v minulém účetním období).
    • V aktuální jednotce se nezobrazují objednávky a zákazníci právě exportovaní.
    • Řešení: v POHODA aplikaci zadat správnou účetní jednotku. Toto se děje pravidelně po Novém roce, když se přechází na nové účetní období, řešeno výše.
  • (warning) POHODA aplikace se nemůže přihlásit na uživatele do Pohody například kvůli špatnému heslu nebo protože byl uživatel odstraněn.
    • Stává se také, že nám náš klient přidá do Pohody uživatele a předá nám přístupové  heslo. My pod tímto přístupem POHODu napojíme, vše funguje. Jenže náš klient pak zruší přístup pro tohoto uživatele. Pak POHODA přestane exportovat a importovat data.
    • Řešení: administrátor Pohody nastaví správná data
  • (warning) Neexportují produkty, i když konektor funguje.
    • Řešení: Není zatrženo políčko Internet v Pohodě na daném produktu – zkontrolujte kartu produktu

Nastavení číselných řad u objednávek a faktur




Kategorie internetových obchodů

  • Abychom mohli přenášet zboží z Pohody do administrace shopu, je zapotřebí vytvořit si tzv. kategorizaci pro internet.
  • Tyto kategorie se přenášejí dohromady s produkty do eshopu a jejich názvy mohou být úplně jiné, než ostatní kategorie v Pohodě vytvořené. Kategorii vytvořím v Nastavení/Internetové obchody/Kategorie inter. obchodů:




Křížový prodej

  • Křížový prodej v administraci naleznete na Produktu v záložce. V Pohodě se tato záložka jmenuje Alternativní zboží.

  • V administraci na produktu na záložce křížový prodej naleznete ještě možnost přiřazení tzv. Doplňků, tyto doplňky nesou v Pohodě název Související zboží.